Assistent:in (w/m/d) der Institutsleitung

Aufgaben

• Eigenständiges Officemanagement für die Institutsleitung
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung im operativen Tagesgeschäft
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Statistiken
• Selbstständige Termin-, Besprechungs- und Sitzungskoordination einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Organisation und Nachverfolgung von Aufträgen, Fristen, Maßnahmen und Projekten
• Mitarbeit in Projekten
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen und Dienstreisen
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation sowie Korrespondenz mit relevanten Ansprechpartner:innen in Deutsch und Englisch

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Veterinärmedizinischer/naturwissenschaftlicher Hintergrund von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz-/Sekretariatsfunktion
• Erfahrungen im Projektmanagement von Vorteil
• Serviceorientierte, strukturierte Persönlichkeit mit Organisationstalent
• Hohe soziale Kompetenz und Kommunikationsfähigkeit
• Ausgezeichnete EDV-Anwenderkenntnisse (Microsoft 365, KI-Tools, Teams, etc.)
• Ausgezeichnetes Auftreten und Umgangsformen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Angebot

• Verantwortungsvolle, sinnstiftende Tätigkeit mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstort in 2340 Mödling, Robert Koch-Gasse 17; Vollzeit (37,5 Std.); Anstellungsbeginn ab Jänner 2027

Die Einstufung erfolgt gemäß dem AGES Kollektivvertrag. Das kollektivvertragliche Bruttojahresgehalt liegt bei Vollzeit zwischen 43.071,00 Euro (F2/1) und 54.968,20 Euro (F3/12), mit der Möglichkeit zur Überzahlung. Die Zielstufe für diese Position ist F3.