Office Manager:in (w/m/d)

Aufgaben

• Verantwortung für das Office des Instituts für Saat- und Pflanzgut, Pflanzenschutzdienst und Bienen
• Unterstützung der Institutsleitung, der Führungskräfte und der Mitarbeiter:innen als Anlaufstelle und Drehschreibe in zentral-administrativen und organisatorischen Belangen
• Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz
• Terminkoordination inkl. Besprechungsorganisation, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
• Dokumentenverwaltung inkl. behördlicher Schriftstücke
• Prüfung von Eingangsrechnungen, Abwicklung von Bestellungen, Administration von Genehmigungsprozessen, Vorratsinventur
• Mitwirkung bei der Rekrutierung und Betreuung von Ferialpersonal
• Unterstützung im Qualitätsmanagement-System des Instituts

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung auf Matura-Niveau, im Idealfall im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position
• Grundlegendes rechtliches Verständnis; betriebswirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil
• Versierter Umgang mit MS-Office und modernen Kommunikationsmitteln; Erfahrung mit SAP, Confluence und JIRA von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Selbständiger, zuverlässiger, gewissenhafter und pro-aktiver Arbeitsstil; Diskretion, Loyalität und diplomatisches Geschick; Organisations- und Kommunikationstalent

Angebot

• Verantwortungsvolle, sinnstiftende Tätigkeit mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dienstort in 1220 Wien, Spargelfeldstraße 191; Teilzeit (20 Wochenstunden);
• Anstellungsbeginn: ab sofort

Das gebotene kollektivvertraglicheBruttojahresgehalt liegt bei Vollzeit zwischen 41.694,80 Euro und 53.212,60 Euro mit der Möglichkeit zur Überzahlung. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben.